Keine andere Position prüft das Finanzamt so genau wie die Kasse. Wer hier sauber arbeitet, schläft bei der nächsten Prüfung ruhig. Wer schludert, riskiert Hinzuschätzungen – und die können teuer werden.
TSE-Pflicht: das Herzstück der KassenSichV
Wer eine elektronische Registrier- oder PC-Kasse einsetzt, muss sie mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausstatten. Die TSE protokolliert jeden Vorgang manipulationssicher – Stornos, Trainingsbuchungen, alles. Sie ist die Antwort des Gesetzgebers auf manipulierbare Kassen. Außerdem musst du deine Kasse beim Finanzamt melden.
Belegausgabepflicht
Für jeden Geschäftsvorfall muss ein Beleg erstellt und dem Gast bereitgestellt werden. Wichtig: Der Gast muss ihn nicht mitnehmen, und der Beleg darf digital sein (QR-Code, E-Mail, App). Ein kleiner Bon-Drucker an der Kasse reicht – oder eine digitale Lösung.
GoBD: vollständig, unveränderbar, zeitnah
Deine Aufzeichnungen müssen den GoBD entsprechen: jeder Umsatz einzeln erfasst (Einzelaufzeichnungspflicht), nichts nachträglich änderbar, zeitnah gebucht. Kassendaten gehören zu den steuerlich relevanten Unterlagen und sind in der Regel zehn Jahre digital und maschinell auswertbar aufzubewahren.
Offene Ladenkasse – erlaubt, aber mit Disziplin
Du musst keine elektronische Kasse haben. Die offene Ladenkasse ist weiterhin zulässig – aber nur mit täglichem Kassenbericht (Zählprotokoll): Anfangsbestand, Einnahmen, Ausgaben, Endbestand. Ohne dieses Protokoll wird es bei der Prüfung schnell unangenehm.
Kassen-Nachschau: es kann jederzeit klingeln
Das Finanzamt darf unangekündigt erscheinen und die Kasse prüfen (Kassen-Nachschau). Wer TSE, Belege und Kassenbericht im Griff hat, bleibt entspannt.
Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Regelungen können sich ändern – im Zweifel bitte Steuerberater:in oder die zuständige Behörde fragen.
